Как всё начиналось

Проектный офис «ГеоИнфоПлан» в начале своей работы купил цветное МФУ формата A3. Решение казалось логичным: одно устройство должно было закрыть все задачи — печать, сканирование, копирование, в том числе цветные чертежи и планы большого формата. Устройство стоило дорого, но его рассматривали как стратегическую инвестицию.

Что пошло не так

Первые месяцы эксплуатации показали, что универсальность обернулась сложностями:

— МФУ регулярно требовало обслуживания, зависало, теряло соединение с сетью.
— Расходные материалы оказались дорогими, особенно оригинальные картриджи.
— Совместимые расходники давали брак — пятна, нестабильную цветопередачу.
— Любая неисправность означала полную остановку работы офиса: всё завязано на одно устройство.

В итоге дорогая техника начала мешать, а не помогать. В моменты простоя сотрудники буквально оставались без возможности печатать даже элементарный счёт или договор.

Реальная картина использования

Когда офис при нашей помощи проанализировал, что именно и как часто печатается, выяснилось:

— Почти вся повседневная работа — это чёрно-белая печать на формате A4: письма, договора, сметы, пояснительные записки.
— Цветной формат A3 используется 1–2 раза в неделю, исключительно для финальной выдачи проектной документации.
— Сканирование в A3 происходит… НИКОГДА.

То есть 90% нагрузки можно было закрыть обычным черно-белым A4 МФУ. Универсальное устройство оказалось избыточным, дорогим и уязвимым.

Что сделали

Компания отказалась от идеи одного "всё-в-одном" и перешла на более надёжную схему, предложенную нашей компанией:

— Чёрно-белое МФУ формата A4 — для всей ежедневной работы.
— Цветной принтер с поддержкой A3 — только для цветных отпечатков проектов, а также в качестве резерва по черно-белой печати.

Это дало сразу несколько эффектов.

Результаты

Надёжность выросла: сбой в одном устройстве больше не останавливает весь офис.
Экономия ощутимая: покопийная аренда двух отдельных аппаратов дешевле покупки и обслуживания большого МФУ.
Управляемость лучше: каждый аппарат выполняет чёткую, узкую задачу без перегрузок.
Гибкость выше: можно легко заменить, масштабировать или модернизировать любую часть системы.

Почему аренда оказалась выгоднее

Новая схема была реализована через аренду техники. Это исключило необходимость закупки за сотни тысяч, и полностью сняло заботы:

— В цену включены все расходники — от картриджей до фотобарабанов.
— Обслуживание и ремонт — за наш счёт, без скрытых условий.
— Замена устройств и помощь при поломках — в кратчайшие сроки.
— Никаких простоев, запасов на складе, неожиданных расходов.

Офис просто работает, а печать — это сервис, а не источник риска.

Вывод

Универсальные цветные МФУ А3 формата в большинстве офисов — это компромисс, в котором вы переплачиваете за возможности, которые не используете. При этом берёте на себя риски: поломок, перебоев с расходниками, морального устаревания.

Если вы не печатаете десятки или сотни цветных A3 страниц каждый день — скорее всего, вам не нужно дорогое МФУ. Дешевле, проще и надёжнее — это тандем из A4 МФУ и отдельного принтера А3 формата.

Что вы получите с нами

— Анализ ваших задач — бесплатно.
— Подбор конфигурации — без излишков.
— Установка оборудования — за 2–3 дня.
— Расходники и сервис — включены.
— Работа без простоев и непредвиденных затрат.

Оставьте заявку — и мы предложим оптимальное решение под ваш офис. Без переплаты. Без сложностей. Без рисков.

Предыдущая статьяСледующая статья