В офисах и на предприятиях бумага — один из основных расходных материалов, и зачастую её расход выходит из-под контроля. Неоправданные распечатки, дубликаты документов, ошибки, забытые черновики — всё это приводит к значительным затратам. При этом для экономии бумаги и снижения расходов на печатную продукцию существует ряд эффективных решений, которые обеспечат контроль расхода и позволят вам существенно сэкономить.

В этой статье мы рассмотрим, как системы мониторинга и управления печатью и покопийное обслуживание помогут вам оптимизировать расход бумаги, сэкономить деньги и повысить эффективность работы сотрудников.

Сколько можно сэкономить?

Средний офисный сотрудник расходует 7 000–10 000 листов бумаги в год. Стоимость одного листа — около 0,7 рубля. Это значит, что на одного сотрудника в год уходит от 4 900 до 7 000 рублей только на бумагу. Для 50 сотрудников расход бумаги составит до 350 000 рублей в год, а для предприятия с 100 сотрудниками — до 700 000 рублей ежегодно.

При этом внедрение систем контроля печати и переход на покопийное обслуживание способны сократить расход бумаги на 30–60%, что приведёт к экономии до 400 000 рублей в год для организации.

Основные причины перерасхода бумаги

• Печать по ошибке (когда документ отправлен в печать случайно или с ошибками);

• Односторонняя печать, даже для черновиков;

• Излишняя печать — когда документ выводится на бумагу без необходимости;

• Отсутствие контроля — в организациях часто нет прозрачности, кто и сколько печатает;

• Неоптимизированные процессы — например, когда не настроены лимиты на количество страниц, печатание цветных копий или печать на двух сторонах.

Как сэкономить бумагу: 5 эффективных методов

1. Внедрение системы управления печатью

Системы управления печатью позволяют:

• Авторизовывать пользователей перед печатью, чтобы исключить случайные распечатки;

• Устанавливать лимиты на количество страниц для каждого сотрудника, отдела или подразделения;

• Применять автоматическое переводить документы на двухстороннюю печать, что позволяет существенно снизить расход бумаги;

• Печатать в экономичном режиме (сниженный чёрный цвет, ч/б вместо цветной печати), если это необходимо;

• Формировать подробные отчёты по расходу бумаги, чтобы можно было контролировать, кто и сколько печатает.

Главное преимущество системы управления печатью в том, что она даёт возможность сотрудникам и руководству видеть и контролировать сопоставление количества распечатанных страниц с количеством бумаги, что позволяет быстрее выявить и устранить перерасходы.

Познакомиться с нашим ПО для управления печатью DocsRiver можно по этой ссылке

2. Покопийное обслуживание

Покопийное обслуживание — это модель, при которой ваша компания платит не за технику, а за количество напечатанных страниц. При этом для каждого отдела становится доступна информация о том, сколько бумаги он использует и сколько страниц печатает. Это помогает не только снизить расходы, но и контролировать количество бумаги, избегая лишних распечаток.

Для больших компаний или отделов с высоким объёмом печати это решение помогает контролировать расход бумаги, автоматически отслеживая, сколько страниц печатает каждый сотрудник или подразделение. Таким образом, каждый отдел может видеть и контролировать расход бумаги в реальном времени, а также сопоставлять это с количеством страниц.

Покопийное обслуживание от PRINTERA тут

3. Аренда техники как частный случай покопийки

Для небольших организаций или отделов, которые печатают много на нескольких принтерах, покопийная аренда техники — это удобное решение. Она включает в себя:

• Аренду техники (принтеров и МФУ);

• Покопийное обслуживание, где каждый лист печатается на учёт;

• Подключение системы мониторинга печати для отслеживания расхода бумаги.

Таким образом, даже при небольшом объёме печати, можно обеспечить контроль за количеством бумаги в организации и получать статистику по расходу. Это помогает сократить перерасход и мотивирует сотрудников к более рациональному использованию ресурсов.

Аренда принтеров и МФУ от PRINTERA и ее условия описаны в этом разделе

4. Применение двухсторонней печати

Двухсторонняя печать — это простое, но эффективное решение для сокращения расхода бумаги. Настройка печатных устройств на двухстороннюю печать позволяет сократить расход на 30–50% без снижения качества печатной продукции.

Если система управления печатью настроена правильно, можно сделать двухстороннюю печать стандартом по умолчанию, тем самым снизив количество односторонних распечаток.

5. Политика осознанной печати

Внедрение политики осознанной печати помогает избежать ненужных распечаток и мотивирует сотрудников к более рациональному подходу:

• Печать только по авторизации;

• Лимит на количество страниц для каждого сотрудника;

• Печать только ч/б или ограничение на использование цветных принтеров;

• Отчётность по каждому сотруднику, отделу или подразделению.

Эти простые меры помогут снизить не только расходы на бумагу, но и на картриджи и технику.

Заключение

Экономия бумаги — это не только забота об экологии, но и реальная экономия средств. Использование систем контроля печати, покопийного обслуживания и покопийной аренды поможет вам:

• Снизить перерасход бумаги на 30–60%;

• Получить полный контроль за расходом бумаги в компании;

• Оптимизировать работу сотрудников и повысить эффективность.

Для этого достаточно внедрить несколько простых решений и использовать современные технологии.

ПО управления печатью — начните контролировать печать.

Покопийное обслуживание — экономьте на печати с покопийной моделью.

Аренда техники — арендуйте технику с учётом реального расхода бумаги.

Предыдущая статьяСледующая статья