Введение: Стремление к цифровизации и ее реальность

С каждым годом всё больше организаций по всему миру переходят на электронный документооборот (ЭДО) в попытке оптимизировать рабочие процессы, сэкономить ресурсы и снизить затраты на бумажную продукцию. В рамках цифровизации бизнесы надеются, что отказ от бумажных документов позволит сократить расходы, упростить процессы согласования и архивирования, а также улучшить безопасность и доступность данных. Тем не менее, вопреки ожиданиям, в большинстве случаев объемы печати не только не уменьшаются, но и продолжают расти.

Задача внедрения ЭДО кажется логичной: если все документы будут создаваться, подписываться и храниться в цифровом виде, зачем сохранять печатные копии? Однако реальность далека от теории. Внедрение ЭДО не всегда решает проблему излишней печати. Бумага не исчезает, а объемы печати в некоторых случаях продолжают расти, что связано с различными юридическими, организационными и психологическими факторами.

Иллюзия №1: Электронный документооборот полностью заменяет бумагу

Переход на электронный документооборот был воспринят многими как шаг к полному отказу от бумаги. Это разумно с точки зрения оптимизации рабочего процесса: документы создаются и обрабатываются в электронном виде, хранятся в цифровом архиве, что теоретически должно исключить необходимость в бумажных копиях. Однако реальность далека от идеала.

Юридические и организационные барьеры

В первую очередь существует юридическое требование: в некоторых отраслях и странах бумажный оригинал документа по-прежнему обязателен для определённых видов сделок, например, для подписания контрактов, оформления договоров или нотариальных актов. Такие требования делают невозможным полное исключение бумажной формы, даже если все внутренние процессы компании переведены в электронный вид.

Внутренние корпоративные привычки

Кроме того, не стоит забывать о человеческом факторе. Многие сотрудники до сих пор считают бумажные копии документов более надежными, чем их электронные аналоги. Привычка распечатывать важные документы на всякий случай или для удобства подписания от руки никуда не исчезает. Это приводит к тому, что даже при полном внедрении ЭДО бумажные документы продолжают активно циркулировать в компании, а инфраструктура для печати остается востребованной.

Иллюзия №2: Сотрудники быстро адаптируются к новым процессам

Очень часто компании предполагают, что после внедрения системы ЭДО сотрудники быстро адаптируются и начнут эффективно работать с документами исключительно в электронном виде. Однако на практике переход на ЭДО всегда сопровождается определенным сопротивлением, особенно если сотрудники привыкли к работе с бумажными документами. Сначала это может проявляться в виде простого недопонимания — часть сотрудников продолжает печатать документы даже после их подписания электронной подписью, а другие не доверяют цифровым подписям и не могут отвыкнуть от бумаги.

Ментальные барьеры и проблемы с обучением

Не все работники воспринимают электронный документооборот как полноценную замену бумаге. Для многих переход на ЭДО сопряжен с изменением привычной рабочей среды, что вызывает стресс и неопределенность. Часто в компаниях наблюдается сопротивление изменениям, что замедляет процесс адаптации. Мало того, некоторые сотрудники по-прежнему считают бумажные копии более надежными или «удобными» для работы, что задерживает переход на цифровые решения.

Поэтому, чтобы успешно внедрить ЭДО и добиться реального снижения объемов печати, необходимо провести значительную работу по обучению сотрудников, разъясняя преимущества цифровых решений и показывая, как работать с новыми инструментами.

Иллюзия №3: ЭДО сам по себе контролирует объемы печати

ЭДО решает многие задачи в рамках документооборота, но не занимается контролем печати. Система ЭДО может быть настроена для работы с электронными документами, но это не значит, что весь документооборот переведен в цифровой формат. В процессе работы сотрудники продолжают печатать различные документы, не всегда зарегистрированные в системе ЭДО, такие как рабочие черновики, внутренние отчеты или презентации.

Риски утечек и потери контроля

ЭДО не отслеживает, кто и когда распечатывает документы. Это создает дополнительные риски утечек данных и потери контроля над расходами. Внутренние документы могут быть распечатаны без регистрации в системе, что приводит к невозможности точно определить, кто и зачем напечатал тот или иной документ. Когда в компании отсутствует система контроля печатных процессов, возможно злоупотребление ресурсами, что приводит к перерасходу материалов.

Проблемы с мониторингом

Без системы мониторинга печати невозможно провести аудит расходования ресурсов, таких как бумага и картриджи. Это означает, что организация не имеет четкого представления о том, где и когда происходят перерасходы. В итоге контроль над процессом печати теряется, и становится невозможным эффективное управление ресурсами.

Необходимость контроля печатных процессов

Контроль печати является неотъемлемой частью комплексной стратегии управления документооборотом. Именно контроль за печатной инфраструктурой позволяет организациям оптимизировать свои затраты на печатную продукцию. Для этого необходимо внедрить систему управления печатью, которая отслеживает все печатные задания, регистрирует пользователей и предоставляет отчетность.

Как системы управления печатью решают проблему

Системы управления печатью позволяют интегрировать ЭДО с решениями для контроля над печатными процессами. Эти системы отслеживают, кто и когда печатает, сколько страниц было распечатано, какие документы были напечатаны и т. д. Такая информация позволяет компаниям анализировать расход бумаги и других ресурсов, выявлять неэффективное использование и принимать меры для сокращения затрат.

Покопийная печать как эффективный инструмент

Один из эффективных способов контроля затрат на печать — это переход на модель покопийной печати. В рамках этой модели компания оплачивает не технику, не картриджи и даже не обслуживание, а каждый отпечатанный лист. Такой подход позволяет значительно снизить расходы на печать, так как теперь организация платит только за фактические отпечатки.

Преимущества покопийной печати

• Снижение затрат на технику и обслуживание: компания не покупает собственные принтеры и МФУ, а использует устройства, которые предоставляются поставщиком.

• Прозрачность расходов: расходы становятся легко прогнозируемыми, так как каждый лист печати оплачивается по фиксированной цене.

• Ответственность за технику: все вопросы, связанные с обслуживанием и ремонтом техники, лежат на поставщике, что снимает с компании дополнительные риски.

Как система управления печатью помогает в модели покопийной печати

Когда покопийная печать интегрируется с системой управления печатью, это позволяет не только контролировать, сколько страниц было напечатано, но и управлять этим процессом на уровне каждого сотрудника. Например, можно установить лимиты на количество страниц, которые сотрудник может напечатать в течение месяца, или ограничить доступ к цветной печати для определённых подразделений.

Пример: как работает система

Предположим, что компания использует систему управления печатью, которая отслеживает все печатные задания и автоматически назначает стоимость за каждую страницу. Такой подход помогает компании снизить количество ненужных печатных заданий, а также точно учесть расходы на печать для каждого сотрудника, отдела или проекта.

Заключение: цифровизация как элемент комплексной системы

Переход на электронный документооборот не означает автоматическое сокращение объемов печати. Для того чтобы добиться реального контроля и снижения затрат, необходимо внедрить комплексный подход, который включает как ЭДО, так и систему управления печатью, такую как наш продукт DocsRiver. Только в таком случае можно добиться оптимизации процессов, снижения расходов и повышения эффективности работы компании.

Прогнозы на будущее

В будущем технологии для управления печатью будут становиться все более интеллектуальными. Мы уже видим, как системы с искусственным интеллектом могут автоматически регулировать объемы печати, подстраиваясь под повседневные нужды сотрудников. Облачные решения для печати также становятся все более популярными, что позволяет компаниям гибко управлять своими ресурсами.

Выводы

1. ЭДО не исключает необходимости в бумаге, так как существуют юридические требования и корпоративные привычки.

2. Эффективный контроль над печатью невозможен без специальной системы управления печатью.

3. Покопийная модель обслуживания и комплексный подход к управлению печатью позволяют снизить затраты и повысить прозрачность.

4. Внедрение этих систем требует значительных усилий и изменений в корпоративной культуре, но результат оправдывает вложенные ресурсы.

Предыдущая статьяСледующая статья