Вопрос, который регулярно всплывает в ИТ-отделах и у руководства:
«А кто вообще печатает на этом принтере? И что они там печатают?»

Сетевой принтер — это удобно. Но в условиях отсутствия контроля он становится чёрной дырой для расходников, бумаги и бюджета. В этой статье расскажем, как отследить, кто и что печатал, и какие инструменты для этого существуют.

Почему важно знать, кто и что печатает

Без учёта и контроля печать становится неконтролируемой статьёй расходов:

• сотрудники могут распечатывать личные документы

• отчёты печатаются по 3 раза — из-за ошибок или забытых копий

• сложно понять, на какие цели уходят бумага и картриджи

• нет возможности найти виновного в случае утечки информации

Решение простое — внедрить систему учёта печати.

Способы узнать, кто и что печатал

1. Через журнал событий Windows (если принтер общий через сервер)
Если сетевой принтер подключён к серверу печати, можно включить логирование в Windows:
Открыть "Просмотр событий" → Найти события с источником PrintService.
В логах отображаются имена пользователей, время, название документа, принтер.
Минус: журнал быстро заполняется, данные не очень наглядны, без дополнительных утилит — неудобно.

2. Через интерфейс самого принтера или МФУ
Некоторые сетевые принтеры и МФУ (HP, Xerox, Kyocera и др.) имеют веб-интерфейс, где можно посмотреть историю заданий: имя пользователя, количество страниц, время.
Минус: нет детализации по документам, данные быстро удаляются, невозможен долгосрочный анализ.

3. Профессиональные системы учёта печати — например, DocsRiver
Наиболее удобный и масштабируемый способ — установить специализированное ПО, такое как DocsRiver.

Преимущества:

• Точная информация по каждому заданию: кто, когда, с какого ПК, какой документ, на сколько страниц

• Автоматические отчёты по пользователям, отделам, устройствам

• Ограничения и квоты — можно задать лимиты по отделам или сотрудникам

• Безопасная печать — документы выходят только после авторизации пользователя

• История заданий сохраняется — ничего не теряется

DocsRiver подключается к существующим принтерам, работает через сервер или напрямую, не требует замены техники.

Как начать отслеживать печать

1. Определите, какие принтеры используются чаще всего

2. Проверьте, есть ли у них встроенные журналы заданий

3. Если нужен реальный контроль и внятная отчётность — установите систему учёта

4. Настройте права доступа и уведомления — и вы сразу увидите, кто, что и зачем печатает

Вывод

Если в вашем офисе или на предприятии до сих пор нельзя ответить на вопрос «Кто только что напечатал 50 страниц?», пора внедрять контроль.
Система вроде DocsRiver не только покажет всю историю печати, но и поможет сэкономить до 50% бюджета, убрав лишние и ошибочные задания.

Напишите нам — мы подключим тестовую версию и покажем, как выглядит печать в цифрах на вашем предприятии.

Предыдущая статьяСледующая статья