Вопрос «На сколько человек хватает одного МФУ?» кажется простым. Многие компании именно с него начинают планирование офисной инфраструктуры. Но на самом деле это некорректная постановка: всё зависит не от количества сотрудников, а от бизнес-процессов, характера работы и класса самого устройства. Иногда выгоднее купить простой сетевой принтер, чем полноценное МФУ, а иногда наоборот — покупка (а ещё дешевле взять в аренду) мощного многофункционального аппарата становится стратегической необходимостью.

Почему нельзя ответить одним числом?

Если в офисе 100 сотрудников печатают всего по одному листу в день, одного МФУ вполне хватит на всех (в зависимости от класса, конечно). Очередей не будет, ресурс устройства почти не расходуется, затраты минимальные.

А в другом бизнесе одному сотруднику может потребоваться отдельное устройство. Например:

• стойка регистрации в банке или МФЦ, где печать документов для клиентов идёт непрерывно;

• медицинская регистратура с постоянным потоком пациентов;

• торговая точка, где чек или форма должны печататься мгновенно.

Значит, универсального ответа «сколько человек на одно МФУ» не существует. Всё зависит от задач.

Что влияет на загрузку МФУ

1. Объём печати
   При 10–20 страницах в день на сотрудника хватит одного аппарата на отдел. Но если речь о тысячах страниц ежедневно, придётся покупать (или взять в аренду) отдельные устройства.

2. Тип документов
   Цветные презентации и отчёты с графиками нагружают аппарат куда сильнее, чем простые текстовые письма.

3. Требования к скорости
   Для некоторых процессов задержка в 2–3 минуты некритична, а для клиентских сервисов это уже срыв работы.

4. Система управления печатью
   При установке решений с авторизацией на одно устройство можно подключить десятки сотрудников. Мы предлагаем собственную систему отложенной печати — она может быть включена в стоимость обслуживания. Документы печатаются только после авторизации сотрудника, что исключает очереди и повышает безопасность.

5. Класс самого устройства

   • Компактный офисный МФУ рассчитан на 5–10 активных пользователей.

   • Средний класс подходит для 20–50 человек.

   • Профессиональная система печати может обслуживать сотни сотрудников и даже целые бизнес-центры.

6. Нужен ли МФУ вообще?
   Многие компании покупают МФУ «по привычке», хотя копированием и сканированием никто не пользуется. В таком случае лучше купить (или взять в аренду) сетевой принтер и сэкономить на обслуживании.

Реальные сценарии

• 100 сотрудников → 1 МФУ
  Если печать в пересчете на сотрудника минимальна и внедрена система отложенной печати.

• 10 сотрудников → 1 МФУ
  При активной работе с договорами, сканированием и копированием.

• 1 сотрудник → 1 МФУ
  Для мест с непрерывным потоком клиентов: кассы, МФЦ, рецепции.

• Офис без копирования
  Иногда покупка (а ещё выгоднее аренда) принтера вместо МФУ — оптимальное решение.

Ошибки при выборе

• Очереди и задержки в обслуживании клиентов

• Быстрый износ техники из-за перегрузки

• Лишние расходы на покупку МФУ, если достаточно принтера или выбор аппарата избыточного класса 

• Скрытые затраты на бумагу и расходники

Бесплатный аудит печати

Самостоятельно понять, сколько именно устройств нужно и какие покупать — сложно. Мы предлагаем бесплатный аудит печати. Наши специалисты:

• замерят реальный объём печати,

• проверят нагрузку,

• определят, нужны ли именно МФУ или хватит принтеров,

• составят план оптимального размещения техники.

В итоге вы получите точный расчёт и сможете купить (или взять в аренду) ровно столько устройств, сколько нужно бизнесу, без переплат.

Вывод

На вопрос «На сколько человек хватает одного МФУ?» нельзя ответить одним числом. Иногда одного устройства достаточно для сотни сотрудников, а иногда одного сотрудника нужно закрепить за отдельным аппаратом.

При покупке МФУ (а ещё дешевле — при аренде) важно учитывать объём печати, характер работы, требования к скорости и сам факт — нужен ли именно многофункциональный аппарат, или выгоднее сетевой принтер.

А точный ответ даст бесплатный аудит: мы поможем подобрать и установить оборудование, включая нашу систему отложенной печати DocsRiver, уже включённую в стоимость обслуживания.

Предыдущая статьяСледующая статья