Пока компании инвестируют в антивирусы, облачные хранилища и сложные системы шифрования, реальная угроза безопасности может прятаться прямо на территории офиса — в самых обыденных вещах. Бумажные документы, незаметные устройства, привычки сотрудников и даже офисная техника могут стать источником утечек и нарушений. В этой статье рассмотрим ключевые уязвимости, на которые редко обращают внимание, и способы их устранения.

1. Неавторизованный доступ к принтерам и МФУ

Во многих офисах по-прежнему используется схема, при которой любой сотрудник может отправить документ на печать, а затем в любой момент забрать его. Это создаёт риски: документ могут увидеть или унести другие сотрудники, случайные посетители или подрядчики.

Решение — внедрение авторизации перед печатью. Современные системы позволяют организовать печать только после подтверждения личности сотрудника: по пин-коду, карте или через приложение. Такие решения уже доступны и не требуют полной перестройки инфраструктуры. Например, системы вроде DocsRiver позволяют включить контроль доступа на уровне печати без замены техники.

2. Использование USB-устройств без ограничений

Флешки и внешние накопители до сих пор используются в бизнес-среде. Однако это — один из самых распространённых векторов заражения и утечек. Особенно опасны принтеры с USB-портами, через которые можно скопировать отсканированные документы или загрузить вредоносные файлы.

Необходимо ограничивать использование USB-устройств, отключать ненужные порты, а при наличии современных МФУ — настраивать правила доступа или отключение функции «сканировать на флешку».

3. Заброшенные документы на лотках и столах

Многие сотрудники оставляют распечатки в лотке принтера, забывают их на столах переговорных или выкидывают в корзину без шредера. Это особенно критично, если речь идёт о финансовых отчётах, договорах или персональных данных.

Решение — внедрение культуры работы с документами и технологических ограничений. Авторизация перед печатью решает эту проблему на уровне поведения: документ не появится, пока сотрудник не подойдёт к принтеру. Также стоит обратить внимание на контейнеры для конфиденциальной утилизации.

4. Открытый доступ к офисной сети и периферии

В некоторых офисах гость может подключиться к Wi-Fi и без пароля распечатать документ, отсканировать файл или даже получить доступ к внутренним каталогам.

Минимум, что нужно сделать — разделить сеть для гостей и сотрудников. Принтеры должны быть подключены к защищённой подсети, а доступ к ним — ограничен по IP или MAC-адресам. Многие современные решения позволяют это сделать без привлечения IT-отдела.

5. Устаревшие прошивки офисной техники

Принтеры, сканеры и МФУ — это по сути мини-компьютеры с сетевыми интерфейсами. Если их прошивка не обновляется, в системе могут оставаться уязвимости, известные злоумышленникам.

Решение — регулярно проверять обновления прошивок и использовать системы, которые позволяют централизованно контролировать состояние всей техники. 

6. Человеческий фактор: болтливость и невнимательность

Никакая система не защитит бизнес, если сотрудники обсуждают конфиденциальные темы в курилке или оставляют документы на виду. Примеров утечек «по глупости» гораздо больше, чем сложных взломов.

Выход — регулярное обучение персонала, внедрение базовой гигиены информационной безопасности, а также ограничение доступа к документам и процессам, где это возможно.

7. Отсутствие логирования действий

Если в компании невозможно понять, кто, когда и что печатал, это создаёт отличные условия для бесконтрольного распространения информации. Особенно опасно это при работе с клиентскими данными или внутренними отчётами.

Решение — внедрение систем логирования и учёта печати. Это позволяет не только отслеживать действия, но и анализировать эффективность процессов, выявлять аномалии и строить отчёты. Такие функции реализуются в системах управления печатью вроде DocsRiver, без необходимости в сложной настройке.

Вывод

Информационная безопасность — это не только технические меры и работа IT-отдела. Это совокупность процессов, привычек и инструментов, которые позволяют снизить риски. Внимание к деталям — залог устойчивости бизнеса. Даже такие, казалось бы, простые элементы, как принтер, могут сыграть ключевую роль — как в защите, так и в провале. Главное — своевременно это осознать.

Если вы хотите минимизировать риски и привести процессы в офисе в порядок — обратитесь к нам. Мы покажем, как просто и без лишних затрат внедрить систему контроля печати, обеспечить безопасность документов и навести прозрачность в использовании офисной техники. Наше решение DocsRiver можно внедрить быстро — начните с бесплатной консультации.

Предыдущая статьяСледующая статья