Значение аудита печатной техники перед внедрением покопийного обслуживания
Аудит печатной инфраструктуры помогает перейти к покопийному обслуживанию не «на глаз», а по фактам: какие устройства реально нужны, где перегрузка, где простой, сколько стоит отпечаток и какие условия сервиса нужны бизнесу.
Это не формальность и не обязательная бумага ради бумаги. Хороший аудит помогает составить экономическое обоснование для руководства, финансистов или закупок и выбрать понятную модель: покопийный сервис, аренда печатной техники, DocsRiver, Excellence или смешанный вариант.
Чем аудит отличается от инвентаризации
Инвентаризация отвечает на вопрос, какие принтеры и МФУ есть в компании. Аудит отвечает шире: как эти устройства используются, где возникают простои, какие расходы скрыты в закупках и ремонтах, какие документы печатаются и что мешает управлять печатью.
Что проверяется перед покопийной моделью
состав парка: модели, возраст, состояние, размещение;
счетчики и месячная нагрузка по устройствам;
расходники, ремонты, запасные части и простои;
пики печати и критичные рабочие места;
требования к SLA, подмене и локальному запасу расходников;
потребность в безопасной печати, мониторинге и отчетности.
Почему нельзя считать только стоимость картриджа
Реальная стоимость печати складывается не только из тонера или картриджа. В нее входят бумага, ресурс аппарата, ремонты, логистика, время сотрудников, простои, ошибки печати, лишние устройства и ручная работа IT-службы.
Без учета этих факторов покопийный тариф может казаться дороже или дешевле, чем он будет на практике. Аудит помогает сравнивать модели честнее.
Как аудит помогает выбрать между покопийкой и арендой
Если нужно управлять всей инфраструктурой, включая технику заказчика, технику PRINTERA или смешанный парк, чаще подходит покопийная модель/MPS. Если задача локальная и нужна конкретная техника PRINTERA с обслуживанием, логичнее рассматривать аренду.
Аудит показывает, где оставить существующие устройства, где заменить класс техники, где добавить авторизацию DocsRiver, а где достаточно мониторинга через PRINTERA Excellence.
На что опирается MPS-подход
В аналитике по Managed Print Services оценка печатной среды, безопасность, контроль затрат и оптимизация парка рассматриваются как базовые элементы MPS. Поэтому аудит перед покопийной моделью нужен не как формальность, а как способ собрать исходные данные для сервиса, SLA, мониторинга и экономического обоснования.
Что получает клиент после аудита
Итогом должен быть не просто список принтеров, а план действий: какие устройства оставить, какие заменить или перенести, как считать отпечатки, какие SLA нужны, где возможна экономия и какие аргументы использовать для согласования проекта внутри компании.
Начать можно со страницы аудита печатной инфраструктуры PRINTERA: там описано, какие данные нужны и как аудит связывается с сервисом, DocsRiver и Excellence.