Оптимизация парка печатной техники — важный шаг к снижению издержек и повышению эффективности работы. Необоснованно большое количество принтеров и МФУ приводит к лишним расходам на обслуживание, аренду, расходные материалы и электроэнергию. Грамотно сократить парк оборудования, при этом не снижая качество и скорость печати, можно, следуя этим рекомендациям:

1. Проведите аудит печатной инфраструктуры
   Начните с анализа текущей печатной нагрузки и распределения оборудования. Определите, какие устройства используются активно, а какие простаивают или выполняют незначительный объем работ. Аудит также поможет выявить избыточные или неэффективные устройства.

2. Определите реальные потребности сотрудников
   Разделите сотрудников на группы в зависимости от их потребностей в печати. Например, бухгалтерия и отдел кадров часто нуждаются в распечатках, тогда как другим департаментам принтер может быть необходим лишь эпизодически. Определив такие группы, вы сможете сосредоточить более мощные устройства там, где они действительно нужны.

3. Внедрите центральные МФУ 
   Вместо множества персональных принтеров, рассмотрите установку централизованных МФУ, которые предназначены для большой нагрузки. Вместе с ПО для управления печатью (пункт 6) это позволит сотрудникам печатать документы безопасно, в удобное время, и только после подтверждения, что снижает ненужные отпечатки и уменьшает расход бумаги. Покупать дорогостоящие МФУ не обязательно, можно просто взять аппараты в аренду и платить только за отпечатки.

4. Настройте покопийную оплату и мониторинг печати
   Внедрение системы покопийной оплаты позволяет платить только за фактическое количество отпечатанных страниц. В сочетании с мониторингом печати это помогает контролировать нагрузку на оборудование и своевременно выявлять возможности для его сокращения.

5. Оптимизируйте размещение устройств
   Расположите МФУ и принтеры так, чтобы они были в шаговой доступности для нескольких отделов. Установка нескольких устройств в одном месте позволяет сократить парк оборудования и более равномерно распределить нагрузку между устройствами.

6. Используйте ПО для управления печатью
   Современные системы управления печатью позволяют отслеживать объемы и распределение печати, контролировать затраты на каждом устройстве и блокировать нецелесообразные задания. Такие системы помогают определить излишнее оборудование и сократить парк техники без ущерба для производительности. Мы предлагаем для этого нашу систему DocsRiver.

7. Выберите оборудование с высокой производительностью и низкими эксплуатационными расходами
   Замена устаревших принтеров на более производительные и экономичные устройства может позволить заменить несколько единиц техники одним устройством. Это особенно важно для крупных офисов, где можно снизить количество устройств за счет более мощного МФУ.

Оптимизация парка печатной техники требует комплексного подхода, включающего аудит, оценку потребностей сотрудников и внедрение технологий контроля. Грамотно спланированное сокращение оборудования позволит снизить затраты и улучшить эффективность печатной инфраструктуры организации.

Предыдущая статьяСледующая статья